Wenn die Registrierkasse in Betrieb ist und der QR-Code auf den Quittungen überprüft wurde, kann wie gewohnt mit WS Skischule gearbeitet werden. Folgende Punkte sollten allerdings beachtet werden:
Sicherung
Im Journal gab es bisher nur den Finanzexport, die Zahlungsbewegung und das Journalprotokoll. Diese Berichte behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Zudem gibt es bei der RKSV auch ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) mit automatischen Backup-Sicherungen.
Datenerfassungsprotokoll (DEP)
Das DEP oder auch Kassenjournal ersetzt ab 1.1.2016 den Finanzexport und muss somit exportierbar sein. Im Journal unter Daten – RKSV –Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) kann eine CSV-Datei mit folgenden Spalten exportiert bzw. gespeichert werden: Bon-NR, ID-DEP, ID-Journal, Artikel, Betrag, Steuersatz, Trainingsbuchung, Stornobuchung, Erfassungszeitpunkt, Erfasser.
Ab dem 1.1.2017 gibt es für den Export des DEP (Datenerfassungsprotokoll) eine Strukturvorgabe. Dieser Export ist im Journal unter Daten – RKSV – Datenerfassungsprotokoll (Signaturjournal) zu finden. Das Ergebnis ist hier eine JSON-Datei. Darin werden die kodierten Signaturen aufgelistet. Belegangaben wie z. B. die Bezeichnung sind zwar nicht im Exportformat enthalten, müssen aber auch nach dem 31.3.2017 ohne Strukturvorgabe exportierbar sein.
Das vollständige DEP ist zumindest vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar zu sichern. Diese Aufgabe übernimmt WS Backup ab Version 6.1.0. In den Eigenschaften unter Externe Sicherung kann der Ordner für den Export des DEPs angegeben werden. Am 1. Tag im Quartal wird das vollständige DEP dorthin exportiert (zur ersten angegebene Sicherungszeit bzw. 12:00 bei nicht konfigurierten Sicherungszeiten). Zusätzlich gibt es den Popup-Menü-Eintrag Export Datenerfassungsprotokoll. Der Ordner Backup dient der externen Sicherung der Datenbank.
Monats- und Nullbelege
Der erste Nullbeleg ist der Startbeleg bei Aktivierung der RKSV-Kasse. Er muss 7 Jahre aufbewahrt werden. Weitere Nullbelege sind die Monats- und Jahresbelege.
Zu jedem Monatswechsel muss ein Monatsbeleg gesichert werden. Der Monatsbeleg ist dabei der letzte Beleg im alten Monat, er wird somit nach dem gesamten Kassenabschluss am letzten Tag des Monats im Journal unter Daten – RKSV – Monatsbeleg gedruckt bzw. gesichert. Im Journal wird darauf ein Nullbeleg generiert mit der Journal-Notiz Monatsbeleg_Monat_Jahr. Hier kann der Beleg auch jederzeit als Original bzw. als Kopie gedruckt werden.
Zum Jahreswechsel wird neben dem Monatsbeleg auch ein Jahresbeleg erzeugt. Dieser muss ausgedruckt und wie der Startbeleg ebenfalls 7 Jahre aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für den Schlussbeleg, der bei der Außerbetriebnahme der Registrierkasse generiert wird.
Nullbelege können jederzeit im Journal unter Daten – RKSV – Nullbeleg gedruckt werden. Der Finanzprüfer kann so einen Nullbeleg bei der Prüfung verlangen.
Da das Thermopapier von Quittungsdruckern bei Licht ausbleicht, ist es wichtig, die Belege dunkel zu lagern und eventuell eine Kopie des Belegs zu machen.