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Wie erstelle ich Dokumente/Verträge für meine Mitarbeiter?

Voraussetzung: Version 2021.16.0

Es können verschiedene Dokumente für Mitarbeiter generiert werden wie z.B. Dienstverträge, Arbeitsbestätigungen oder sonstige Dokumente. Als Grundlage dafür dient immer ein Worddokument, das individuell befüllt werden kann. Beim Template erstellen werden die Platzhalter eingefügt, die später die Daten der Mitarbeiter automatisch ausfüllen.

1. Template erstellen

Als Grundlage für das Erstellen eines Dokumentes/Vertrages brauchst du immer eine Worddatei. In dieser werden dann die gewünschten Felder, die später durch Daten aus dem WS Sports ersetzt werden sollen, mit Platzhaltern ersetzt. 

Im Word Dokument markierst du zuerst die erste Textstelle, die automatisch ausgefüllt werden soll (z.B. Vorname des Mitarbeiters).

Danach auf den Reiter Einfügen -> Schnellbausteine -> Feld... klicken.

Du wählst DocProperty beim Feldname, bei den Eigenschaften Author und dann OK.

 

mceclip0.png

mceclip1.png

 

Mit einem Klick auf OK wird das Feld hinzugefügt. Dieses hat dann das Format { DOCPROPERTY Author \* MERGEFORMAT }. Wenn es nicht in diesem Format angezeigt wird, die Tasten ALT + F9 gleichzeitig drücken.

Dieses Feld kannst jetzt bearbeiten. Hier dann zunächst das \* MERGEFORMAT rausnehmen, dann haben wir: { DOCPROPERTY Author }.

Jetzt kannst du die Bezeichnung Author durch den Name des richtigen Datenbankfeldes ersetzen.

Die Datenbankfelder findest du am Ende der Anleitung!

mceclip2.png

Wenn du das erste DocProperty Feld im Dokument angepasst hast, kannst du es für die anderen Felder kopieren und an den gewünschten Stellen wieder einfügen. Hier änderst du dann einfach den Name des Datenbankfeldes (Datenbankfelder siehe unten).

mceclip3.png

2. Dokumente/Verträge in WS Sports importieren

Unter Adressen -> Skilehrer findest du im Menü oben nun unter "Verwaltung" den Menüpunkt "Verträge".

mceclip4.png

Im Dialog kannst du zuerst die Sprache auswählen die das Dokument hat, und im mittleren Feld vergibst du einen Namen für das Dokument bzw. für den Vertrag (z.B. Dienstvertrag 2021 DE).

Im dritten Feld kannst du jetzt die vorbereitete Word Vorlage auswählen (Achtung: Vorlage darf nicht in Word geöffnet sein im Hintergrund)

Mit einem Klick auf "OK" wird die Vorlage in der Datenbank abgelegt.

mceclip5.png

Wenn sich das Dokument im Nachhinein verändert, kannst du einfach die Word Vorlage wieder anpassen und dann das Dokument noch einmal neu hochladen im bestehenden Eintrag.

3. Dokumente/Verträge an Mitarbeiter versenden oder drucken

Die Dokumente kannst du entweder an die Mitarbeiter versenden oder ausdrucken.

Vertrag drucken

  • Alle betroffenen Skilehrer auswählen und mit F10 einschränken
  • Auf Verwaltung > Verträge > Vertrag drucken klicken
  • Die gewünschte Vorlage auswählen
  • Den gewünschten Drucker auswählen (sofern der Standard A4 Drucker nicht passt)

Vertrag verschicken

  • Alle betroffenen Skilehrer auswählen und mit F10 einschränken
  • Auf Verwaltung > Verträge > Vertrag verschicken klicken
  • Die gewünschte Vorlage auswählen
  • Es wird für jeden Skilehrer mit verfügbarem Dienstvertrag ein Mail Fenster geöffnet und der Dienstvertrag kann verschickt werden.

4. Platzhalter WS Sports

Folgende Felder aus dem WS Sports können im Word Dokument als Platzhalter eingefügt werden verwendet werden (siehe Punkt 1 Anleitung):

Datenbankfeld Beschreibung
SL_ID Skilehrer ID
VNAME Vorname 
NNAME Nachname
SL_NAME Vor- & Nachname 
GEBDAT Geburtsdatum
KATEGORIE Kategorie
SEX Geschlecht

ANREDE_KURZ

Anrede (z.B. Herr/Lieber)

ANREDE_LANG

Anrede (z.B. Sehr geehrter Herr)
ADRESSE Adresse
PLZ PLZ
ORT Ort
TEL_PRIV Telefonnummer 
TEL_MOBIL Mobilnummer
EMAIL Emailadresse
S_ADRESSE alternative Adresse
S_PLZ alternative PLZ
S_ORT alternativer Ort
S_TEL_PRIV alternative Telefonnummer
S_TEL_MOBIL alternative Mobilnummer
S_EMAIL alternative Email
SV_NR Sozialversicherungsnummer
SL_ALTER Skilehrer Alter
KATEGORIE_NAME Kategorie
KTO_NR Kontonummer
BLZ BIC
BANK Bankname
GEHALT1 Gehalt
GEHALT2 Gehalt
GEHALT3 Gehalt
REQUEST Request
BEMERKUNG Bemerkung
PROFILKEY Profil
PROFILSTR Profil
BILD Bild
RANG Rang
BENACHRICHTIGUNG Benachrichtigung
STATUS Status
ANZEIGE Anzeige
TITEL Titel
FAMSTAND Familienstand
GEMELDET_ALS angemeldet als
ANGESTELLT_SEIT angestellt seit
ABGEMELDET_AM angemeldet am 
FAX Fax
URL URL
TEL_FIRMA Telefon Firma
FELD1 frei definiertes Feld 1
FELD2 frei definiertes Feld 2
FELD3 frei definiertes Feld 3
FELD4 frei definiertes Feld 4
FELD5 frei definiertes Feld 5
FELD6 frei definiertes Feld 6
FELD7 frei definiertes Feld 7
FELD8 frei definiertes Feld 8
FELD9 frei definiertes Feld 9
FELD10 frei definiertes Feld 10
FELD11 frei definiertes Feld 11
FELD12 frei definiertes Feld 12
FELD13 frei definiertes Feld 13
FELD14 frei definiertes Feld 14
FELD15 frei definiertes Feld 15
FELD16 frei definiertes Feld 16
FELD17 frei definiertes Feld 17
FELD18 frei definiertes Feld 18
FELD19 frei definiertes Feld 19
FELD20 frei definiertes Feld 20
FELD21 frei definiertes Feld 21
FELD22 frei definiertes Feld 22
FELD23 frei definiertes Feld 23
FELD24 frei definiertes Feld 24
FELD25 frei definiertes Feld 25
FELD26 frei definiertes Feld 26
FELD27 frei definiertes Feld 27
FELD28 frei definiertes Feld 28
CHECKBOX1 Checkbox 1
CHECKBOX2 Checkbox 2 
CHECKBOX3 Checkbox 3
CHECKBOX4 Checkbox 4
CHECKBOX5 Checkbox 5
CHECKBOX6 Checkbox 6
CHECKBOX7 Checkbox 7
CHECKBOX8 Checkbox 8
CHECKBOX9 Checkbox 9
CHECKBOX10 Checkbox 10
CHECKBOX11 Checkbox 11
CHECKBOX12 Checkbox 12
CHECKBOX13 Checkbox 13
CHECKBOX14 Checkbox 14
CHECKBOX15 Checkbox 15
CHECKBOX16 Checkbox 16
CHECKBOX17 Checkbox 17
CHECKBOX18 Checkbox 18
CHECKBOX19 Checkbox 19
CHECKBOX20 Checkbox 20
CHECKBOX21 Checkbox 21
CHECKBOX22 Checkbox 22
CHECKBOX23 Checkbox 23
CHECKBOX24 Checkbox 24
CHECKBOX25 Checkbox 25
CHECKBOX26 Checkbox 26
CHECKBOX27 Checkbox 27
CHECKBOX28 Checkbox 28
CHECKBOX29 Checkbox 29
CHECKBOX30 Checkbox 30
CHECKBOX31 Checkbox 31
CHECKBOX32 Checkbox 32
CHECKBOX33 Checkbox 33
CHECKBOX34 Checkbox 34
CHECKBOX35 Checkbox 35
CHECKBOX36 Checkbox 36
CHECKBOX37 Checkbox 37
CHECKBOX38 Checkbox 38
CHECKBOX39 Checkbox 39
CHECKBOX40 Checkbox 40
CHECKBOX41 Checkbox 41
CHECKBOX42 Checkbox 42
MATCH_NAME Name
NUMMER Nummer
AKTIV aktiv
UID UID
INTERNET Internet
HINT Bemerkung
MATCH_MOBIL Mobil
NICKNAME Nickname
USERNAME Benutzername
PWD Passwort
FILIALE Filiale
DISPO Diposition
BERUF Beruf
MEMO Bemerkung
RELIGION Religion
GEBOREN_NAME Geburtsname
GEBURTSORT Geburtsort
STAATENCODE Staat
ID_GLIEDSTAAT Mitgliedstaar
S_STAATENCODE Staatencode
STAATSBUERGERSCHAFTSCODE Staatsbürgerschaftscode
ONLINE_DESK Onlinedesk Buchung
ID_TEILNEHMER ID Teilnehmer
DEUTSCH_KENNTNISSE deutsch Kentnisse
SPRACHE_DEUTSCH spricht deutsch?
FREMDSPRACHEN Fremdsprachen
REISEPASS Reisepass
BEHOERDE BEhörde
AUSSTELLUNGSDATUM_REISEPASS Ausstellungsdatum
EU_REISEPASS Eu Reisepass
GS_ANREISE Saisonszeiten Anreise
GS_VON Saisonszeiten
GS_BIS Saisonszeiten
GS_UNTERKUNFT Saisonszeiten
WEIHN_ANREISE Weihnachten
WEIHN_VON Weihnachten
WEIHN_BIS Weihnachten
WEIHN_UNTERKUNFT Weihnachten
FEB_ANREISE Februar
FEB_VON Februar
FEB_BIS Februar
FEB_UNTERKUNFT Februar
OSTERN_ANREISE Ostern
OSTERN_VON Ostern
OSTERN_BIS Ostern
OSTERN_UNTERKUNFT Ostern
SONST_ANREISE Sonstige
SONST_VON Sonstige
SONST_BIS Sonstige
SONST_UNTERKUNFT Sonstige
AUSBILDUNG Ausbildung
ERFAHRUNG Erfahrung
BEURTEILUNG Beurteilung
EREIGNISSE Ereignisse
AUSRUESTUNG Ausrüstung
STUNDENSATZ Stundensatz
HALBTAGESSATZ Halbtagessatz
TAGESSATZ Tagessatz
MONATSSATZ Monatssatz
ZUSATZSTUNDE Zusatzstunde
MITTAGSBETREUUNG Mittagsbetreuung
SPESEN Spesen
ANSTELLUNGSART Anstellungsart
TOPFPUNKTE Topfpunkte
PUNKTE Punkte
STUNDEN_PRO_TAG Stunden pro Tag
TAGE_PRO_WOCHE Tage pro Woche
SEILBAHNKARTE Seilbahnkarte
DEPOT Depot
KLEIDER Kleider
SCHUHE Schuhe
HOSE Hose
JACKE Jacke
TRAININGSGRUPPE Trainingsgruppe
GEWICHT Gewicht
GROESSE Größe
TRAINER Trainer
BEREICHSLEITER Bereichsleiter
LEITENDER_ANGESTELLTER Leitender Angestellter
PKW PKW
ARBEITSGENEHMIGUNG Arbeitsgenehmigung
PARKPLATZ Parkplatz
UNTERKUNFT Unterkunft
MONATSSPESEN Monatsspesen
DIVERSE_SPESEN Diverse Spesen
LETZTER_EINTRITT Letzter Eintritt
LETZTER_AUSTRITT Letzter Eintritt
KRANKENKASSE Krankenkasse
KIND1_NAME Kind 1 Name
KIND1_GEBDAT Kind 1 Geburtsdatum
KIND1_AUSBILDUNG Kind 1 Ausbildung
KIND2_NAME Kind 2 Name
KIND2_GEBDAT Kind 2 Geburtsdatum
KIND2_AUSBILDUNG Kind 2 Ausbildung
KIND3_GEBDAT Kind 3 Name
KIND3_NAME Kind 3 Geburtsdatum
KIND3_AUSBILDUNG Kind 3 Ausbildung
KIND4_NAME Kind 4  Name
KIND4_GEBDAT Kind 4 Geburtsdatum
KIND4_AUSBILDUNG Kind 4 Ausbildung
KIND5_NAME Kind 5 Name
KIND5_GEBDAT Kind 5 Geburtsdatum
KIND5_AUSBILDUNG Kind 5 Ausbildung
PROVISION Provision
STUNDEN_PRO_WOCHE Stunden pro Woche
KOSTEN_PRO_TAG Kosten pro Tag

Platzhalter Lohnabrechnung Schweiz

Sollte die Skischule keinen Stundenlohn verwenden, muss in der unteren Tabelle anstelle von STUNDENLOHN_ der Name des verwendeten Lohnsatzes verwendet werden (z.B.: TAGESLOHN oder MONATSLOHN). Es ist auch möglich mehrere Lohnsätze in einem Dienstvertrag zu verwenden, das funktioniert aber nur wenn der Lehrer auch beide Lohnsätze eingetragen hat.

mceclip0.png

Datenbankfeld Beschreibung
STUNDENLOHN_SATZ Der Satz des Stundenlohns, in diesem Beispiel 31.40
STUNDENLOHN_FERIENANTEIL Der Satz + Ferienanteil, in diesem Beispiel 34.00
STUNDENLOHN_TOTAL Der Satz + Ferienanteil, in diesem Beispiel 34.00
STUNDENLOHN_FERIENANTEIL_PROZENT Der Ferienanteilsatz als %-Nummer, in diesem Beispiel 8.33%
BVG_PROZENT BVG Prozentsatz
BEWILLIGUNG_NR Bewilligungsnummer
FAMILIENZULAGE Familienzulage
KEIN_AHV_ALV_ABZUG Kein AHV / ALV Abzug
UVG_NBU_SATZ UVG NBU Satz
ID_UVG_KATEGORIE UVG Kategorie
KRANKENPFLEGE Krankenpflege
KRANKENTAGGELD Krankentaggeld
KRANKENTAGGELD_PROZENT Krankentaggeld Prozent
FERIENGELD Feriengeld
FEIERTAGE Ferientage
BVG_BETRAG BVG Betrag
BVG BVG
QUELLENTARIF Quellentarif