Wie erstelle ich Dokumente/Verträge für meine Mitarbeiter?

Voraussetzung: Version 2021.16.0

Es können verschiedene Dokumente für Mitarbeiter generiert werden wie z.B. Dienstverträge, Arbeitsbestätigungen oder sonstige Dokumente. Als Grundlage dafür dient immer ein Worddokument, das individuell befüllt werden kann. Beim Template erstellen werden die Platzhalter eingefügt, die später die Daten der Mitarbeiter automatisch ausfüllen.

1. Template erstellen

Als Grundlage für das Erstellen eines Dokumentes/Vertrages brauchst du immer eine Worddatei. In dieser werden dann die gewünschten Felder, die später durch Daten aus dem WS Sports ersetzt werden sollen, mit Platzhaltern ersetzt. 

Im Word Dokument markierst du zuerst die erste Textstelle, die automatisch ausgefüllt werden soll (z.B. Vorname des Mitarbeiters).

Danach auf den Reiter Einfügen -> Schnellbausteine -> Feld... klicken.

Du wählst DocProperty beim Feldname, bei den Eigenschaften Author und dann OK.

Mit einem Klick auf OK wird das Feld hinzugefügt. Dieses hat dann das Format { DOCPROPERTY Author \* MERGEFORMAT }. Wenn es nicht in diesem Format angezeigt wird, die Tasten ALT + F9 gleichzeitig drücken.

Dieses Feld kannst jetzt bearbeiten. Hier dann zunächst das \* MERGEFORMAT rausnehmen, dann haben wir: { DOCPROPERTY Author }.

Jetzt kannst du die Bezeichnung Author durch den Name des richtigen Datenbankfeldes ersetzen.

Die Datenbankfelder findest du am Ende der Anleitung!

Wenn du das erste DocProperty Feld im Dokument angepasst hast, kannst du es für die anderen Felder kopieren und an den gewünschten Stellen wieder einfügen. Hier änderst du dann einfach den Name des Datenbankfeldes (Datenbankfelder siehe unten).

2. Dokumente/Verträge in WS Sports importieren

Unter Adressen -> Skilehrer findest du im Menü oben nun unter "Verwaltung" den Menüpunkt "Verträge".

Im Dialog kannst du zuerst die Sprache auswählen die das Dokument hat, und im mittleren Feld vergibst du einen Namen für das Dokument bzw. für den Vertrag (z.B. Dienstvertrag 2021 DE).

Im dritten Feld kannst du jetzt die vorbereitete Word Vorlage auswählen (Achtung: Vorlage darf nicht in Word geöffnet sein im Hintergrund)

Mit einem Klick auf "OK" wird die Vorlage in der Datenbank abgelegt.

Wenn sich das Dokument im Nachhinein verändert, kannst du einfach die Word Vorlage wieder anpassen und dann das Dokument noch einmal neu hochladen im bestehenden Eintrag.

3. Dokumente/Verträge an Mitarbeiter versenden oder drucken

Die Dokumente kannst du entweder an die Mitarbeiter versenden oder ausdrucken.

Vertrag drucken

• Alle betroffenen Skilehrer auswählen und mit F10 einschränken
• Auf Verwaltung > Verträge > Vertrag drucken klicken
• Die gewünschte Vorlage auswählen
• Den gewünschten Drucker auswählen (sofern der Standard A4 Drucker nicht passt)

Vertrag verschicken

• Alle betroffenen Skilehrer auswählen und mit F10 einschränken
• Auf Verwaltung > Verträge > Vertrag verschicken klicken
• Die gewünschte Vorlage auswählen
• Es wird für jeden Skilehrer mit verfügbarem Dienstvertrag ein Mail Fenster geöffnet und der Dienstvertrag kann verschickt werden.

4. Platzhalter WS Sports

Folgende Felder aus dem WS Sports können im Word Dokument als Platzhalter eingefügt werden verwendet werden (siehe Punkt 1 Anleitung):

Platzhalter Lohnabrechnung Schweiz

Sollte die Skischule keinen Stundenlohn verwenden, muss in der unteren Tabelle anstelle von STUNDENLOHN_ der Name des verwendeten Lohnsatzes verwendet werden (z.B.: TAGESLOHN oder MONATSLOHN). Es ist auch möglich mehrere Lohnsätze in einem Dienstvertrag zu verwenden, das funktioniert aber nur wenn der Lehrer auch beide Lohnsätze eingetragen hat.