Skischule

Unter Skischule finden sich alle Einstellungen, die sich auf den Betrieb zbeiehen und für jeden Arbeitsplatz gültig sind.

Anschrift

Der Firmenname und das Kürzel werden durch den Lizenzschlüssel bestimmt und können nicht über die Einstellungen verändert werden.

Das Feld Bezeichnung UID enthält die Bezeichnung des darunter folgenden Feldes, in dem die UID-Nummer eingetragen wird. In Deutschland würde hier USt-IdNr. Verwendet werden.

Der Adresskopf wird mit dem Button Erzeugen erstellt und bezieht seine Informationen aus den darüber eingegebene Daten.

Ticketdruck

Diese Einstellungen beziehen sich auf den Aufdruck beim Ticketverkauf. Durch das Setzen der Haken wird festgelegt, welche Informationen auf das Kursticket gedruckt werden.

Die gewählten Kursinformationen werden nur aufgedruckt, wenn sie auch beim Ticketverkauf eingetragen werden.

Wurde ein Artikelname hinterlegt, der zu lang ist und somit nicht vollständig aufgedruckt wird, besteht die Möglichkeit, die Artikelbezeichnung aufzudrucken. Diese Funktion gibt es auch bei Rechnungen und Angeboten.

Die Funktion Preis Voucherticket legt fest, ob bei Ticketverkäufen über Voucherpartner der Preis, der Name des Voucherpartners oder beides auf das Ticket aufgedruckt werden soll.

Unter Quittung wird das Logo, das auf dem Rechnungsbeleg gedruckt wird ausgewählt. Der frei definierbare Text im Feld Zusatztext wird am Ende der Quittung gedruckt. Hier wird gerne ein Slogan, Werbetext oder Event-Hinweis aufgedruckt.

Quittung gruppieren fasst dieselben Artikel eines Verkaufs in einer Zeile mit entsprechend angepasster Menge zusammen.

Optionen Verkauf

Die Verkaufsoptionen sind in 3 Reiter geteilt: Optionen, Pflichtfelder und Listenverkauf.

Das große Verkaufsfenster zeigt im Verkaufsdialog alle vorhandenen Datenfelder auf. Bei Aktivierung dieser Option werden somit auch Felder wie Bemerkung und Adressdatenfelder sofort angezeigt.

Bei der automatischen Kundensuche kann angegeben werden, ab wie vielen Buchstaben das Programm nach einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Kunden sucht.

Bei Aktivierung von Gruppe, Familie oder Firma bei Kundensuche berücksichtigen werden alle Gruppen- bzw. Familienmitglieder nach Aufruf eines Mitglieds im Suchfenster des Verkaufs angezeigt. So kann der entsprechende Kurs schnell für das richtige Familienmitglied in den Warenkorb gegeben werden.

Im Reiter Pflichtfelder wird angegeben, welche Datenfelder beim Ticketverkauf ausgefüllt werden müssen und somit verpflichtend für einen Verkaufs- oder Reservierungsabschluss sind. Für Gruppenkurse, Privatkurse, Verkaufsartikel und Verleihartikel können jeweils unterschiedliche Pflichtfelder definiert werden.

In Listenverkauf wird die Darstellung des Listenverkaufs (alle Artikel werden aufgelistet und ein Filter kann zur leichten Auswahl verwendet werden) festgelegt.

Optionen Disposition

Diese Optionen beinhalten die Einstellungen für den Rapport sowie den Kalender.

Rapportart: Auswahl, wie die Rapportdaten erfasst werden sollen.

• Standard: Die Datenerfassung erfolgt entweder manuell oder durch Einscannen mittels Barcodescanner. Jeder Skilehrer hat die Möglichkeit, den Rapport und die Kontrollliste der anderen einzusehen.
• Zeitraum: Der Rapport kann bei mehrtägigen Kursen täglich hinterlegt werden.
• ID-Karte: Der Rapport wird nur mit vorgefertigten ID-Karten (Skilehrererkennung), Tickets und Steuerkarten durchgeführt. Eine manuelle Eingabe des Skilehrers ist nicht möglich. Dadurch sehen Skilehrer nur ihren eigenen Rapport, weil die Skilehrer-Auswahl und Kontrollliste nicht manuell möglich.

Rapport-Kurszuteilung: Auswahl, ob beim Rapport der Kurstickets automatisch Kurse, Abrechnung etc. im Programm erstellt werden sollen.

• Keine Zuteilung: Im Kalender wird beim rapportierenden Skilehrer kein Kurs im Kalender erstellt. Wurden die Kurse im Kalender bereits manuell erstellt, werden die Anzahl und die Namen der Kursteilnehmer nicht im Kursicon im Kalender angezeigt.
• Rapport: Aus der Grobzuteilung werden Kurse im Kalender erstellt, rapportierte Tickets werden im Kalender im jeweiligen Kurs angezeigt. Pro rapportiertem Ticket wird im Programm kontrolliert, welche Gruppenart und welcher Gruppenkurs für das Ticket eingetragen wurden.
• Abrechnung: Beim Rapport werden erst nach der Eingabe aller Tickets des Skilehrers und dem Klick auf den Button Abrechnung die hinterlegten Informationen kontrolliert.

Bestimmungsart Kursende Gruppenkurs: Zur Auswahl stehen drei Optionen wie das Ende eines mehrtägigen Gruppenkurses definiert werden soll.

• Auswahl-Dialog: Beim Rapport jedes Tickets öffnet sich ein Fenster, in dem angegeben werden kann, bis wann der Kurs im Kalender des rapportierenden Skilehrers angelegt werden soll. Wird ein 2-Tageskurs nur für den ersten Kurstag bei Skilehrer A rapportiert und im Kalender angelegt, kann am zweiten Tag ein anderer Skilehrer dieselben Tickets ohne Fehlermeldung rapportieren und sich an diesem Tag einen Kurs im Kalender erstellen lassen.
• Kursende von Artikel: Durch den Rapport der Tickets wird im Kalender ein Kurs angelegt. Die Dauer des Kurses hängt von den rapportierten Tickets bzw. von dem Ticket, dessen Kursdauer am längsten ist, ab.
• Keine Änderung des Gruppenkurses: Die Tickets werden für einen Tag rapportiert, aber weder im Kalender beim bereits angelegten Kurs angezeigt (nur im Informationsfenster für den rapportierten Tag) noch wird die Dauer des bereits erstellten Kurses automatisch angepasst.

Min. / Max Gruppengröße bezieht sich auf die minimale bzw. maximale Teilnehmeranzahl bei Gruppenkursen für Kalender und Zuteilung. Bei der Erstellung eines Gruppenkurses im Kalender wird im Feld Max. Teilnehmeranzahl automatisch die Anzahl eingefügt, die hier hinterlegt ist.

Stunden Halbtag von/bis: Wird für die Skilehrerabrechnung benötigt. Hier wird hinterlegt, mit wie vielen Stunden ein Kurs als Halbtageskurs gewertet wird.

Vormittag bis: Für Rapport/Abrechnung kann hinterlegt werden, bis zu welcher Uhrzeit ein Kurs als Vormittagskurs gilt.

Stunden Ganztag von/bis: Wird für die Skilehrerabrechnung benötigt. Hier wird hinterlegt, ab wie vielen Stunden ein Kurs als Ganztageskurs gewertet wird.

Rapportbeleg drucken: Nach Rapportierung der Tickets wird ein Rapportbeleg gedruckt, auf dem der Name des Skilehrers, die Teilnehmer der rapportierten Tickets, der letzte Kurstag, die Stundenanzahl sowie Pax heute und morgen aufgelistet sind.

Abrechnung Rapport: Aktiviert/deaktiviert den Button Abrechnung. Bei Skischulen, die mit Steuerkarten arbeiten, sollte der Button deaktiviert werden.

Unmittelbares Rapport-Protokoll: Durch Aktivierung dieser Funktion wird beim Rapportieren der Tickets automatisch für jedes Ticket im Reiter Protokoll eine eigene Zeile mit Informationen zum eingegebenen Ticket hinterlegt. Ist diese Funktion nicht aktiviert, muss beim Rapport das Symbol Rapport aktualisieren angeklickt werden, damit im Reiter Protokoll die eingescannten Tickets sichtbar werden.

Heutiges Datum als Standard-Rapport-Datum: Das aktuelle Datum wird automatisch als Rapportdatum eingefügt. Wenn für einen anderen Tag rapportiert werden soll, muss zuerst der Skilehrer, dann das gewünschte Datum eingegeben werden.

Nachfrage Rapport-Abrechnung: Nachdem ein Lehrer seinen Rapport beendet hat, nicht auf den Button Abrechnung drückt und ein anderer Skilehrer für den Rapport ausgewählt wird, öffnet sich ein Fenster mit der Nachfrage, ob die Abrechnung erstellt werden soll.

Mehrfach-Rapport des gleichen Lehrers ignorieren: Wird hauptsächlich von Schweizer Skischulen (z. B. Davos) verwendet. Soll ein Mehrfach-Rapport desselben Tickets möglich sein (da das Ticket z. B. aus mehreren Abschnitten besteht), muss der Haken bei dieser Funktion gesetzt werden.

Erfolgsmeldung Steuerkarten: Beim erfolgreichen Einscannen einer Steuerkarte erscheint eine Erfolgsmeldung.

Rapport-Übernahme vom Vortag: Aktiviert/deaktiviert die Buttons, um den Rapport aller oder des aktuell ausgewählten Skilehrers vom Vortag übernehmen zu können.

Grobzuteilung → Kurs: Durch Aktivierung dieser Funktion wird im Kalender das Icon Grobzuteilung in Kurse umwandeln sichtbar.

Gruppenart bei Anlegen von Gruppenkurs setzen: Aktiviert den Haken im Feld Gruppenart setzen beim Erstellen eines Gruppenkurses. Somit wird beim Anlegen eines Gruppenkurses in der Grobzuteilung und auch beim Skilehrer als farbiges Kästchen die Gruppenart hinterlegt.

Trennung VM/NM: Bei Aktivierung dieser Funktion wird in der Abrechnung automatisch bei der Pax in Vormittag und Nachmittag unterteilt und die Kursteilnehmer werden je nach hinterlegter Kurszeit zugewiesen. Wird dieser Haken in der Abrechnung selbst gesetzt, hat er nur Auswirkungen auf die angezeigte Abrechnungszeile.

Arbeitszeit mit Stundenanzahl von 0 anzeigen: In der Abrechnungsliste des Skilehrers werden auch Einträge mit der Stundenanzahl 0 angezeigt.

Übernahme Rennliste mit Startnummernvergabe: Bei der Übernahme des Rapports auf die Rennliste werden automatisch die Startnummern vergeben.

Die Default-Zuteilung bezieht sich auf erstellten Gruppenkurse im Kalender. Gruppenkurse können vom Skilehrer bestätigt werden. Hier kann eingestellt werden, ob beim Erstellen des Kurses keine Zuteilung, eine provisorische oder eine fixierte Zuteilung erfolgen soll.

Diese Einstellungen können für jeden Kurs separat im Kalender bearbeitet werden.

Optionen Verleih

Siehe Verleih-Dokumentation.

Rechnung

In den Rechnungsoptionen können Standard-Rechnungsanrede und -nachsatz sowie der Quittierungssatz angegeben werden. Die Standard-Fälligkeit der Rechnungen wird hier genauso wie die Bearbeitungsrechte von Rechnungen hinterlegt. Diese Einstellungen betreffen alle Rechnungen. Es kann aber jede Rechnung jederzeit individuell angepasst werden.

Sammelrechnung verwenden: Alle nacherfassten Tickets werden auf eine Rechnung gelegt, deren ID festgelegt werden kann.

Reservierungen überprüfen: Diese Funktion überprüft, ob Kursteilnehmer und Skilehrer bei den bestehenden Reservierungen mit dem nachher erfassten Ticket übereinstimmen. Bei Übereinstimmung kann die Reservierung in das Ticket umgewandelt werden.

Kursübernahme: Die Reservierung mit der kompletten Kursdauer löschen und stattdessen ein offenes Ticket mit denselben Informationen erstellen.

Angebot

In den Angebotsoptionen können eine Standard-Anrede und ein -nachsatz angegeben werden. Diese Einstellungen betreffen alle Angebote. Es kann aber jederzeit jedes Angebot individuell angepasst werden.

Shortcuts

In den Shortcuts können für Profile und Zahlungsmittel Tastenkürzel hinterlegt werden. Beim Ticketverkauf werden Profil und Zahlungsmittel somit schnell ausgewählt.

Profilauswahl

In der Profilauswahl wird hinterlegt, wie viele Profile bei einem Kunden oder Skilehrer hinterlegt werden können und ob das dem Kunden zugewiesene Profil beim Lehrerwunsch berücksichtigt werden soll (Übereinstimmung des Kundenprofils mit dem Lehrerprofil).

Individualberichte

In den Individualberichten können Druckvorlagen für Tickets, Urkunden, Quittungen etc. eingestellt werden.

E-Mail

Hier finden sich die Einstellungen für den E-Mail-Versand. Mit dem Button SMTP Test kann kontrolliert werden, ob mit den eingetragenen Daten eine Verbindung zum E-Mail-Server möglich ist. Im Feld E-Mail-Adresse wird der Absender hinterlegt. Bei Verwendung von WS Mail, muss der Haken WS Mail verwenden gesetzt und die Kontoeinstellungen im WS Mail eingetragen sein.

Frei definierbare Felder

Die frei definierbaren Felder beinhalten Text- sowie Checkboxen für Skilehrer, Kunden und Unterkünfte. Folgende Textboxen beziehen sich auf die Skilehrerstammdaten: F_SL1-F_SL28

Die Textboxen F_SL27 und F_SL28 sind mit den Werten Beginn und Ende bereits vordefiniert und beinhalten den ersten und letzten Tag, der Skilehrerverfügbarkeit. Diese Werte können unter Administration – Verfügbarkeit – Gültigkeit setzen automatisch bei allen Skilehrern eingetragen und auf die Skilehrer ID-Karte aufgedruckt werden.

Folgende Checkboxen sind für Skilehrer: Cb_SL1 – Cb_SL42

Die Textboxen F_TN1 – F_TN3 und Checkboxen Cb_TN1 – Cb_TN3 sind im Kundenstamm wieder auffindbar.

Unterkünfte habe die Textboxen F_U1 – F_U8 und Checkboxen Cb_U1 – Cb_U6.

Fremdschlüssel

Hier werden die Zahlungsmittel und Kurstypen hinterlegt. Zuerst müssen die verschiedenen Zahlungsmittel in der Grundkonfiguration festgelegt werden. Im Feld Default wird das Standard-Zahlungsmittel angegeben, das beim Verkauf automatisch als Zahlungsmittel eingefügt wird. Die Kurstypen müssen zuerst als Artikel angelegt werden, damit sie als Fremdschlüssel zugewiesen werden können.

Elda

Hier werden die Zugangsdaten zur Elda-Schnittstelle hinterlegt. Es genügt, wenn nur ein PC im Netzwerk Elda installiert hat. Im Feld EldaWin muss der Pfad zur eldawin.exe hinterlegt werden. Seriennummer, DVR-Nummer und Lizenzschlüssel werden von Elda geliefert.

Der Haken Testmodus ist standardmäßig gesetzt und muss vor Beginn der Saison entfernt werden, da Testsendungen nicht an die Gebietskrankenkasse gesendet werden.

SMS

Für den SMS-Versand über das Skischulprogramm müssen hier Benutzername und Kennwort eingetragen werden. Dies sind entweder die Standard-Zugangsdaten von Waldhart Software oder die Skischule erhält auf Wunsch ein eigenes Konto bei sms.at.

Der SMS-Anhang sollte nicht den Namen der Skischule enthalten, da dieser schon im Kürzel (Registrierung) steht und ebenfalls per SMS versendet wird.

Sollte beim Versand eine Fehlermeldung Fehler beim Versenden erscheinen, so kann das am gesetzten Haken SMS-Gateway liegen. In diesem Fall ggfs. den Haken entfernen und erneut versuchen, eine SMS zu versenden.

Emailbestätigung

Die Emailbestätigung beinhaltet die Einstellungen für den Versand von Buchungsbestätigungen über Journal und Kalender.

Zusätzlich werden die Einstellungen des Angebots verwendet (Logo, Anzeige von Informationen etc.).

Online-Buchung

Diese Einstellungen betreffen importierte Online-Buchungen aus Onlineshop und Reservierungsformular.

Unmittelbare Übernahme Journal: Buchungen werden nicht unter Tagesgeschäft – Online-Buchung abgelegt und nach dem Speichern ins Journal übernommen, sondern direkt ins Journal übertragen. Somit entfällt die Möglichkeit, eingegangene Buchungen aus dem Shop nachzubearbeiten (im Journal können nur noch bestimmte Felder geändert werden) bzw. zu löschen.

Verkaufsdatum: Das im Journal aufscheinende Verkaufsdatum (Datum, Erzeugungsdatum) kann ein frei definierbarer Tag sein (Auswahldialog), der Tag, an dem der Kurs im Onlineshop gebucht wurde (Abrechnungsdatum Online Shop) oder der Tag des Kursbeginns.

Zahlungsart von Onlineshop übernehmen

Für die eingehenden Buchungen können einzelne Zahlungsarten das zugehörige Zahlungsmittel und der passende Buchungsstatus hinterlegt werden (bei Rechnungen automatisch Zahlungsmittel Rechnung, usw.). Die Zahlungsart Default gilt für alle Buchungen, für die keine separate Zahlungsart hinterlegt wurde.

Wenn im Shop nur eine Zahlungsart zur Verfügung steht (z. B. Kreditkarte), wird diese mit der Default-Einstellung angegeben. Für den Onlineshop sollte ein eigenes, gleichnamiges Zahlungsmittel erstellt werden.

Onlineshop

Hier werden Shopdomäne, Benutzername und Kennwort für den Datenaustausch zwischen Shop und Skischulprogramm hinterlegt.

Das Timeout ist standardmäßig auf -1 ms gesetzt. Sollte bei einem Datenexport eine Fehlermeldung erscheinen, kann dies darauf zurückgeführt werden, dass das Timeout höher gesetzt werden muss (60.000 ms).

Proxy: Bei manchen Skischulen ist ein Proxyserver vorhanden. Sollte dies der Fall sein, müssen zusätzlich die IP-Adresse des Servers / der Servername, der Port und, falls nötig, Benutzer und Passwort eingetragen werden. So kann die Firewall durchbrochen werden.

Steuerkarten

Steuerkarten werden dazu verwendet, um gewisse Tätigkeiten der Skilehrer, für die es keine Teilnehmertickets gibt, trotzdem zu erfassen und in die Abrechnung zu übertragen. Die Steuerkarten werden auf Wunsch der Skischule von Waldhart Software erstellt und bei der Skischule eingespielt. Im Rapportfenster von WS Skischule und in WS Ski Mobil können die Steuerkarten entweder eingescannt oder manuell eingegeben werden.

Mittels Klick auf das Symbol  …  kann die Steuerkarte bearbeitet und ausgedruckt werden.

Erweitert

Hier finden sich Einstellungen, die sich auf verschiedene Bereiche im Skischulprogramm auswirken. Unter anderem die Mehrwertsteuersätze, Bezeichnung von Lehrern und Kursen, sowie Befehle und Schnittstellen Einstellungen.

Kontaktnummer gibt an, welche Telefonnummer zur Kontaktaufnahme mit dem Gast vorrangig verwendet werden soll.

Für jeden Kunden und Skilehrer kann eine individuelle Anrede hinterlegt werden. Für alle, denen keine Anrede zugewiesen wurde, gilt die Default-Anrede.

In MwSt. 1 / 2 / 3 / 4 sind die Steuersätze für den Ticketverkauf hinterlegt. Änderungen, die hier durchgeführt werden, haben Auswirkungen auf die Steuersätze in den DB-Tools. Bereits bestehenden Artikel sind von Änderung dieser Steuersatz nicht betroffen.

Sofortiges Laden der Skilehrer: Beim Öffnen der Skilehreradressen werden sofort alle Skilehrer angezeigt.

Sofortiges Laden des Artikelstammes: Beim Öffnen des Artikelstamms werden alle aktiven Artikel angezeigt.

Anfangsbuchstaben von Namen immer groß bessert Tippfehler bei Namen (im Verkauf, Adressen etc.) aus indem der erste Buchstabe automatisch großgeschrieben wird.

Nur Favoriten anzeigen: Beim Neustart des Skischulprogramms werden nur die Favoriten des Benutzers angezeigt.